Come delegare efficacemente

Saper delegare efficacemente il lavoro ai propri collaboratori è una di quelle qualità sempre più ricercate dalle aziende, non l’unica certo, ma una delle più importanti in quanto sinonimo di collaborazione, fiducia e riconoscimento.

Negli ultimi anni, complice forse anche la pandemia, sono notevolmente cambiate le skills ricercate nei manager, di oggi e di domani, che sempre più avranno il compito di formare nuovi talenti, stimolare il lavoro e la creatività dei giovani alle prime armi nel mondo del lavoro e nel lungo percorso di carriera.

Le nuove competenze richieste

Insieme alla capacità di delegare, empatia ed intelligenza emotiva sono tra le competenze più richieste al giorno d’oggi: la capacità di cogliere cosa sente l’altro, comprendere da più punti di vista il proprio team e di innescare emozioni positive sono qualità che concorrono al raggiungimento di risultati eccellenti.

Empatia e intelligenza emotiva però non sono solo alcune delle doti che un buon manager deve avere, un’altra fondamentale, sempre a più ampio raggio, è la capacità di saper delegare, condividere le responsabilità, affidare alcuni compiti agli altri. Condividere le responsabilità per raggiungere insieme egli obiettivi prefissati è una dote fondamentale che permette di crescere e farsi apprezzare sull’ambiente di lavoro.

“Insieme” è la parola chiave, un modo di lavorare e di affrontare le sfide proprio dei team eccellenti e che sanno distinguersi: il successo del gruppo è il successo di tutti e questo è quello che un vero leader deve instaurare e condividere con le persone con le quali lavora.

Comprendere quali sono le priorità è fondamentale per organizzare nel modo più ottimale, a tutti i livelli, il lavoro: se la mole di lavoro è elevata è obbligatorio delegare per concentrarsi sulle attività di maggior importanza, che richiedono un’attenzione ed un livello di concentrazione e precisione maggiore.

Cosa significa delegare?

È importante definire cosa significa delegare: v. tr. [dal lat. delegare, comp. di de- e legare «mandare con qualche incarico», der. di lex legis «legge»] (io dèlego, tu dèleghi, ecc.). – 1. Incaricare qualcuno di compiere qualche atto in propria vece: il ministro delegò a rappresentarlo il suo segretario; d. a riscuotere; fu delegato dal direttore a firmare per lui. 2. Affidare ad altri l’esercizio di funzioni o poteri proprî (dal dizionario Treccani).

Ma non tanto la definizione del dizionario ad interessarci, ma quanto quello che significa nella quotidianità di un’azienda, di un posto di lavoro o della nostra organizzazione.

Delegare significa anche saper spiegare bene a chi deve svolgere il lavoro come questo deve essere fatto.

Delegare efficacemente, quali i vantaggi?

I vantaggi del delegare efficacemente sono almeno cinque, tutti ugualmente importanti e da tenere sempre a mente.

• Risparmiare tempo
• Risparmiare energie
• Risparmiare focus
• Aumentare la propria produttività
• Dedicarsi ad attività dall’alto valore aggiunto

Delegare è sicuramente tra i compiti più difficili per un imprenditore, ma imparando ad affidare ad un dipendente un compito non solo si ottimizzano i tempi di lavoro, ma si concentrano le energie su quelle che si reputano priorità per il proprio business.

Ma allora, perché è così difficile delegare, a qualsiasi livello?

La paura di perdere il controllo sicuramente è la prima motivazione, ma non l’unica. Un’altra è la paura di riconoscersi non indispensabili, ma a certi livelli di business delegare è un imperativo per permettere al business stesso di crescere e ingrandirsi.

5 strategie di delega

Delegare ciò che non ci piace fare, che non comprendiamo a sufficienza è un’azione naturale, spontanea, ma non sempre è la scelta migliore.

1. Come rendere il processo di delega qualcosa di naturale e meno complesso, anche dal punto di vista emotivo?

Capire cosa si può e deve essere delegato, ossia tutte quelle attività non prioritarie, che possono essere affidate ad un collaboratore di fiducia che le può svolgere ottenendo lo stesso risultato. Si può iniziare delegando in base al grado di complessità, iniziando con le cose più semplici fino ad arrivare alle più complesse.

2. A chi delegare?

Non è possibile delegare tutto e a tutti, ma un buon leader deve essere anche in grado di individuare quali sono e persone giuste nel team per determinati lavori, per esempio in base alle competenze, alle esperienze e all’entusiasmo. Comprendere le qualità delle persone con le quali si lavora è estremamente importante per capire in anticipo chi è in grado di svolgere al meglio un determinato compito.

In questa fase è importante rimanere lucidi ed essere obiettivi, non cercare qualcuno che ci assomigli o a cui si affiderebbe in toto il proprio business, deve essere solo in grado di svolgere quel preciso compito al meglio. Tutto il resto, anche le questioni personali, devono restare separate.

3. Come farlo?

Per prima cosa si devono scomporre le macroattività in microattività e, successivamente, scegliere quali delegare e quali no.

Spiegare, con parole semplici e chiare, qual è il lavoro e come dovrà essere fatto sembra scontato, ma è di fondamentale importanza.

4. Come trasmettere le proprie aspettative?

Chiarire gli obiettivi, comunicare a ciascuno i risultati che si vogliono raggiungere, gli standard e i tempi che ci si aspetta e in che modo le attività più piccole si devono collocare nel progetto più ampio.

Mettere a disposizione strumenti e risorse necessarie per svolgere il lavoro e non dimenticarsi la parte finale, fondamentale in ogni lavoro, anche il più piccolo, che è quella di fornire un feedback, anche pratico, mantenendo per tutta la durata del progetto una comunicazione aperta.

5. Come si devono affrontare gli imprevisti?

Bisogna essere sempre pronti ad affrontare degli imprevisti, degli intoppi e dei possibili ritardi: restare disponibili al confronto, all’ascolto e all’aiuto in caso di dubbi e necessità è sicuramente una strategia vincente, cercando di rimanere, per tutta la durata del progetto, un passo indietro.

Alla fine, rendere noto l’apprezzamento per le cose ben fatte e è sicuramente il miglior approccio per stimolare i propri dipendenti e gratificarli. Per il prossimo incarico saranno appagati e lo svolgeranno con ancora più entusiasmo!

Cosa posso fare io per te?

Come business coaching ed esperta di comunicazione interna delle aziende posso aiutarti concretamente, con esercizi pratici e lo studio di case history a imparare a comunicazione efficacemente con i tuoi dipendenti, diventare un leader credibile e riconosciuto. Essere un leader gusto ti aiuterà a farti apprezzare e comprendere maggiormente e sarà, giorno dopo giorno, sempre più facile lavorare in team e far crescere il tuo business e le persone che lavorano con te.

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